Qu’est ce qu’un logiciel photothèque ?
Une solution photothèque est une plateforme en ligne qui centralise toutes les ressources numériques de votre entreprise.
Parfaitement sécurisée et accessible de partout, elle vous aide à :
- Stocker tous types de fichiers, sans limite de taille ou de nombre
- Organiser plus efficacement vos différents actifs numériques
- Partager plus facilement vos médias en interne ou en externe
En bref, un logiciel photothèque vous sert à donner le bon contenu aux bonnes personnes, quand elles en ont besoin.
Quel intérêt pour votre entreprise ?
Quel que soit votre secteur d’activité, vous avez sûrement déjà rencontré des problématiques liées à la gestion et au partage de vos fichiers.
Face à la multiplication des contenus, il est aujourd’hui indispensable d’optimiser leur stockage et leur diffusion auprès de vos équipes.
Pour cela, la photothèque en ligne s’avère terriblement efficace pour vous faire gagner un temps précieux au quotidien.
On vous donne donc 4 bonnes raisons d’adopter une solution photothèque pour votre entreprise :
1. Ne plus jamais perdre un seul fichier
De nombreuses entreprises n’ont pas encore adopté les bons réflexes pour stocker leurs médias de manière optimale et sécurisée.
En général, chaque collaborateur a sa propre façon de les gérer. Résultats : les fichiers sont stockés sur différents serveurs, nombre d’entre eux sont perdus, les doublons et les mauvaises versions prolifèrent et votre espace de stockage est rapidement saturé. La meilleure solution pour
toujours garder ses médias à portée de clic est donc de les stocker sur un logiciel photothèque en mode SaaS*. Vos données seront ainsi sauvegardées en ligne et accessibles à tout moment, ce qui se montre particulièrement utile pour les personnes qui travaillent à distance.
2. Éviter tout problème lié au non-respect des droits
Vous le savez sûrement, le non-respect des droits d’auteur ou d’utilisation d’une photo peut coûter (très) cher à votre entreprise.
Cependant, sans un outil dédié, il peut être difficile de connaître en temps réel les droits et limites d’utilisation de chaque fichier.
Grâce à une solution DAM , vous pouvez :
- Lier des contrats à vos photos et vidéos
- Décider qui peut visionner, télécharger et partager vos fichiers
- Archiver automatiquement des fichiers dont la date d’utilisation arrive à échéance
- Mettre en place un système de validation avant téléchargement
Vos collaborateurs n’ont ainsi plus à se demander s’ils ont le droit d’utiliser tel ou tel fichier. Il vous suffira d’indexer toutes les informations liées à son utilisation (crédit photo, copyright, date limite, utilisations autorisées…) directement sur l’outil.
3. Pouvoir retrouver n’importe quel document en quelques secondes
De nombreuses études ont montré que l’on perd un temps considérable au quotidien à chercher des fichiers. Sans une solution DAM, retrouver une simple photo peut en effet devenir un véritable casse-tête, surtout lorsque l’entreprise en accumule des milliers sur des dossiers pas toujours bien rangés. “Où est ce fichier ?”, “Comment il s’appelle ?”, “Qui peut me renseigner ?”, “Est-ce la bonne version ?”.
Grâce au logiciel photothèque, plus besoin de se poser ces questions. Vous pouvez rattacher facilement toutes les informations nécessaires (mots-clés) à chaque document, ce qui facilite grandement leur recherche. De plus, grâce à un plan de classement conçu sur mesure, vous pouvez organiser vos dossiers de la manière la plus efficace possible selon vos contraintes métiers. Là où il vous fallait 15 minutes pour retrouver votre photo, un moteur de recherche multicritères la fera désormais ressortir en quelques secondes seulement.
4. Améliorer l’efficacité de vos équipes marketing / communication
S’il y a bien un service qui est concerné par la gestion des fichiers multimédias, c’est celui du marketing. En effet, les équipes marketing et communication créent du contenu pour de nombreux autres services. Deux questions se posent alors : Comment diffuser ce contenu auprès des bonnes personnes et comment s’assurer qu’il sera bien utilisé ? Tout d’abord, le DAM facilite grandement leur travail en automatisant un certain nombre de tâches quotidiennes chronophages. Plus besoin de passer de service en service pour demander des visuels ! Les contributeurs ont juste à les importer sur la plateforme pour les rendre accessibles. Par ailleurs, grâce au logiciel photothèque, votre équipe marketing pourra diffuser du contenu plus rapidement tout en ayant la garantie qu’il sera conforme à l’image de marque.
Mieux encore, l’outil vous permet de garder le contrôle sur les documents que vous créez en décidant qui peut les consulter et les utiliser.
